PERANAN SISTEM INFORMASI PADA BISNIS SAAT INI

PENDAHULUAN

A.       Latar Belakang

                 Dalam dunia bisnis terdapat produsen sebagai penjual produk dan konsumen sebagai pembeli produk . Dua orang ini merupakan elemen yang saling membutuhkan, suatu perdagangan atau bisnis tidak akan berjalan jikatidak ada salah satunya. Produsen membutuhkan konsumen untuk membeliproduk-produk yang akan di jualnya, demikian pula konsumen membutuhkan produsen untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya. Produsen menjual barang-barangnya pada suatu tempat dan ketika konsumen ingin membeli kebutuhannya dia akan datang ke tempat tersebut. Hal ini sudah terjadi ratusan bahkan ribuan tahun semenjak awal mula perdagangan ketika suatu teknologi belum ada. Ketika telah datang teknologi yang mempengaruhi sistem perkembangan perdagangan bahkan teknologi ini mempunyai peranan sendiri. Pengaruh dan peranan TI terhadap kehidupan manusia sangat penting.

                 Perkembangan   teknologi informasi kini berkembang seiring berjalanya  perkembangan manusia. Teknologi informasi banyak dimanfaatkan sebagian besar manusia yang melihat peluang bisnis dari perkembangan teknologi tersebut, seperti bisnis online. Di Indonesia bisnis online sudah bukan hal yang aneh. Hal ini sudah menjadi hal yang biasa dan sudah  berkembang cukup baik. Dengan memanfaatkan bisnis online orang menjadi lebih mudah mendapatkan barang yang diinginkan atau jasa yang dicari olehnya. Perkembangan bisnis online di Indonesia semakin pesat yang dipengaruhi oleh salah satu faktor yaitu semakin banyak dan murahnya koneksi internet di Indonesia. Tentu hal ini menguntungkan untuk kemajuan bisnis online, dibandingakan dengan bisnis offline.

PEMBAHASAN MATERI

A.    Pemahaman Sistem Informasi

a.      Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mentransformasi dan mendistribusikan informasi di dalam suatu organisasi.

b.      Data VS Informasi

·               Data adalah fakta, kejadian nyata atau observasi baik mengenai phenomena secara fisik maupun transaksi bisnis.

·               Informasi adalah data yang telah dikonversikan ke dalam bentuk yang mempunyai arti dan dapat digunakan untuk tujuan tertentu oleh pengguna akhir.

c.       Komponen Sistem Informasi yang Dapat Digunakan Dalam Bisnis

1.       Teknologi.

Misalnya pada peranan jaringan computer dalam melakukan pemrosesan informasi, baik melalui hardware, software, manajemen data, maupun teknologi telekomunikasi jaringan.

2.       Aplikasi

Penggunaan aplikasi bisnis dan perdagangan elektronik (ecommerce) melibatkan sistem informasi yang saling berhubungan satu-sama lain.

3.       Pengembangan

Mengembangkan berbagai cara untuk menggunakan teknologi informasi dalam bisnis, meliputi pendesainan komponenkomponen dasar sistem informasi.

4.       Manajemen

Mengelola teknologi informasi memiliki penekanan pada kualitas, nilai bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi

d.      Sumber Daya Sistem Informasi Bisnis

Sumber daya disini adalah merupakan sebuah subsistem-subsistem pembangun dalam pengunaan sistem informasi bisnis. Sistem informasi bisnis secara umum memiliki banyak sumber daya pendukung, tetapi secara mendasar ada 5 sumber daya sistem informasi bisnis, antara lain :

1.       Sumber Daya Manusia

Dapat dibagi menjadi 2, yaitu :

    User ( pemakai )

Merupakan sumber daya manusia yang menggunakan sistem informasi. Seperti pelanggan, manajer, pemasok, akuntan, dan lain sebagainya.

    Pakar

Merupakan sumber daya manusia yang mengembangkan dan mengoperasikan  sistem  informasi. Seperti sistem analis, pembuat software, operator sistem.

2.       Sumber Daya Hardware

Merupakan peralatan fisik ( perangkat keras ) yang digunakan dalam pengeloalan dan pemrosesan sistem informasi.

3.       Sumber Daya Software

Dapat dibedakan menjadi 3 bagian, yaitu :

         Software sistem

Seperti sistem operasi yang berguna untuk melakukan operasi pada sistem komputer.

         Software aplikasi

Memprogram berbagai pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Selain itu juga berperan dalam membantu penyelesaian pekerjaan. Contohnya adalah program analisis penjualan dan program penggajian.

         Prosedur

Mengoperasikan perintah-perintah bagi orangorang yang akan menggunakan sistem informasi. Contohnya, prosedur entri data dan prosedur pendistribusian cek data.

4.       Sumber Daya Data

Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, dan database persediaan.

5.       Sumber Daya Jaringan

Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan.

e.       Definisi Teknologi Informasi

Teknologi Informasi (TI) adalah perangkat keras, piranti lunak telekomunikasi, manajemen basis data dan teknologi lainnya yang digunakan dalam Sistem Informasi. Teknologi Informasi mempengaruhi proses perusahaan dalam melakukan transaksi bisnis. Contoh : dalam dunia perbankan, penggunaan ATM.

f.       Hal Baru apa saja yang terdapat dalam sistem informasi ??

Sistem manajemen informasi dalam bisnis adalah perubahan di bidang tekhnologi informasi yang terus berlangsung. Manajemen menggunakan teknologi yang berpengaruh dalam kesuksesan bisnis.

g.      Tujuan Bisnis Strategis dari Sistem Informasi

Sistem informasi sangatlah penting dalam penyelenggaraan kegiatan bisnis sehari-hari. Dalam hal pencapaian tujuan bisnis yang terus berkembang antara kemampuan perusahaan dalam menggunakan teknologi, dan kemampuam dalam mengimplementasikan strategi perusahaan dengan pencapaian tujuan perusahaan. Menjadi produsen barang berkualitas tinggi atau produsen berbiaya rendah. Mengembangkan produk baru, serta meningkatkan produktivitas karyawan, sering kali bergantung pada jenis dan kualitas sistem informasi yang tersedia dalam organisasi tersebut.

6 Tujuan bisnis strategi yang mendorong perusahaan bisnis di bidang system informasi, antara lain yaitu,

1.                  Kinerja Operasional yang memuaskan

Perusahaan terus berusaha meningkatkan efesiensi kegiatan operasionalnya dngan tujuan meningkatkan keuntungan perusahaan. Teknologi dan system informasi adalah beberapa perangkat yang penting yang tersedia bagi kegiatan operasional bisnisnya apalagi jika disertai dengan perubahan gaya manajemen dan penerapan bisnis di lingkungan organisasi. Contohnya, walmart, peritel terbesardidunia membuktikan, perpaduan antara kekuatan sisteminformasi dengan penerapan kebijakan organisasi yang brilliant serta jajaran manajemen yang suportif mampu mewujudkan efesiensi kinerja operasional berkualitas di dunia.

2.                  Produk, layanan, dan model bisnis baru

Teknologi dan system informasi merupakan pangkat utama bagi perusahaan untuk menciptakan produk dan layanan batu, hal demikian juga berlaku bagi model bisnis yang masih baru.dapat diartikan sebagai cara perusahaandalam memproduksi, mengirim, dan menjual produk ataupun jasa untuk memperoleh keuntungan.

3.                  Keakraban dengan pemasok serta pelanggan.

Ketika bisnis telah memahami dan melayani pelanggannya dengan baik, umumnya pelanggan tersebut akan dating kembali dan berbelanja lebih banyak. Hal ini meningkatkan pendapatan dan laba. Demikian juga pemasok, semakin sering bisnis berhubungan dengan pemasoknya, semakin baik input vital yang dapat diberikan oleh pemasok tersebut.

4.                  Pengambilan keputusan yang baik.

Banyak pengelola bisnis melakukan kegiatan operasionalnya menggunakan sumber daya informasi yang membingungkan, tidak pernah memperoleh informasi yang tepat, pada waktu yang tepat untuk membuat keputusan yang tepat. Sebagai gantinyapara pengelola bisnis tersebut bergantung pada ramlan, perkiraan,atau lebih parahnya lagi keberuntungan. Hasilnya adalah produksi barang dan jasa yang terlalu berlebihan atau kekurangan, pengalokasian sumber daya yang tidak tepat pada sasaran , dan respon yang lamban. Hasil-hasil yang buruk ini menngkatkan biaya dan hilangnya pelanggan.

5.                  Keunggulan yang kompetitif

Setelah perusahaan meraih atau lebih dari tujuan bisnis atau telah dapat tujuan yang 4 diaatas telah tercapai maka perusahaan baru dapat keunggulan yang kompetitif. Dengan ini maka akan cepat mendapatkan respon yang positif dari pihak pemasok atau pun pelanggan.

6.                  Kelangsungan usaha

Perusahaan berinvestasi dalam teknologi dan system informasi akarena perusahaan yang memang membutuhkan untuk melakukan bisnis. Kadang kebutuhan ini didorong oleh perubahan dalam industri.

h.      Jenis – Jenis Sistem Informasi Bisnis

1.       Sistem Penjualan dan Pemasaran

Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung jawab dalam menjual produk atau jasa organisasi.

Pemasaran memperhatikan mengenai pengenalan pelangan produk atau jasa perusahaan, menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan, merencanakan dan mengembangkan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhan dan mengiklankan serta mempromosikan produk atau jasa.

Misal: Ringkasan penjualan

2.       Sistem Manufaktur dan Produksi

Fungsi manufaktur dan produksi bertanggung jawab untuk benar-benar memproduksi barang dan jasa perusahaan.

Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas produksi ; penetapan sasaran produksi ; pengadaan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan produksi ; dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir

Misal: data bahan mentah, profil vendor baru, jadwal produksi

3.       Sistem Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan.

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information system) mendukung aktivitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada, dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.

Misal : informasi gaji, ringkasan pajak, tunjangan – tunjangan, kinerja pegawai.

4.       Sistem Keuangan dan Akuntansi

Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola aset keuangan perusahaan, seperti uang tunai, saham, obligasi, dan investasi lainnya, untuk memaksimalkan pengembalian atas aset keuangan ini.

Fungsi keuangan juga bertanggung jawab dalam mengelola kapitalisasi perusahaan (menemukan aset keuangan baru pada saham, obligasi, atau bentuk utang lainnya).

Fungsi akuntansi bertanggung jawab menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan_penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian untuk menghitung arus dana dalam perusahaan

i.        Komponen  Sistem Informasi dalam Implementasinya di Dunia Bisnis

j.           Pentingnya Sistem Informasi dalam beberapa sudut pandang,

·            Sudut pandang pengguna akhir

Pengguna akhir/end user menggunakan Sistem Informasi sebagai alat untuk mendukung aktivitas mereka baik sehari-hari

·            Sudut pandang perusahaan

Perusahaan memandang sistem informasi sebagai suatu pendukung untuk mencapai tujuan perusahaan baik secara strategis maupun pencapaian visi dan misi perusahaan secara keseluruhan

·            Sudut pandang masyarakat global

Penggunaan sistem informasi membuat masyrakat global dapat saling berkomunikasi dan berinteraksi tanpa batasan waktu dan tempat.

k.      Terdapat 3 hal Vital Dalam aturan dasar Sistem Informasi pada Bisnis, yaitu :

1.      Dukungan terhadap proses dan operasi bisnis.

Dukungan terhadap proses dan Operasi Bisnis adalah aturan yang harus diterapkan oleh setiap perusahaan karena akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan dan menentukan baik buruknya kualitas perusahaan tersebut .

2.      Dukungan terhadap pengambilan keputusan oleh pegawai dan manajer.

Dukungan terhadap pengambilan keputusan oleh pegawai dan manajer adalah sebuah aturan yang mendukung untuk maju tidaknya perusahaan tersebut, karena sebuah pengambilan keputusan dapat menentukan kualitas dari perusahaan tersebut.

3.      Dukungan strategi untuk keunggulan bersaing

Dukungan strategi untuk keunggulan bersaing adalah aturan yang vital dalam sebuah perusahaan karena sebuah strategi dalam bisnis          menentukan kesuksesan perusahaan tersebut.

l.                    Fungsi Sistem Informasi bagi Perusahaan, User dan Secara Keseluruhan

User atau pengguna merupakan bagian internal dari sebuah perusahaan atau organisasi yang memanfaatkan impelemntasi dari sistem informasi yang digunakan. Fungsi ini merupakan fungsi yang general yang artinya, semua jenis sistem informasi baik dari sisem informasi produksi, SDM, manajerial, dan sebagainya memiliki fungsi yang sama bagi usernya, sesuai dengan sasaran dari sistem informas tersebut.

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sistem informasi bagi user atau pengunanya:

1.      Mempermudah user dalam memperoleh informasi penting

Setiap data-data penting yang sudah tercatat akan bisa diakses oleh usernya dengan menggunakan sistem informasi. Jadi, operator dan jugauser yang membutuhkan sebuah informasi atau data, dapat dengan mudah memperoleh data tersebut dengan memanfaatkan sistem informasi yang diimplementasikan di dalam persauahaan atau organisasi tersebut, tanpa perlu membuang waktu.

2.      Mempercepat proses analisa data dan informasi perusahaan

Proses analisa data juga akan berlansung lebih singkat dan juga cepat apabila sebuah perusahaan menggunakan prinsip dari sistem informasi. Hal ini berhubungan erat dengan point pertama, yaitu setiap user dapat memperoleh informasi dengan mudah. Dengan mudahnya memperoleh informasi, maka hal ini akan membantu mempercepat proses analisa yang dilakukan oleh perusahaan, yang tentu saja akan membantu meningkatkan kualitas dari perusahaan itu sendiri.

3. Mempermdah komunikasi antar bagian dalam sebuah perusahaan

Suatu perusahaan yang sudah besar, multinasional, bahkan internasional, pastilah membutuhkan suatu sistem yang dapat mempemudah segala bentuk analisa dan pengolahan informasi. Dengan menggunakan sistem informasi ini, maka setiap perusahaan akan dapat melakukan proses analisa dengan mudah, karena setiap sistem akan saling terintegrasi satu sama lain.

Dengan demikian, informasi yang di salurkan akan membantu semua karyawan utnuk saling terhubung satu dengan lainnya. Dan nantinya seorang manajer keuangan akan mengetahui pengeluaran keuangan dari setiap bagian dengan cepat, dan kemudian langsung menganalisasnya dengan cepat dan mudah. Bukan hanya pada manajer keuangan, hal ini akan berlaku pada seluruh bagian di perusahaan karena informasi dapat diintegrasikan ke dalam satu informasi yang besar dengan baik.

4. Menghemat waktu dalam melakukan pekerjaan

Tentu saja, pengimplementasian dari sistem informasi ini akan membantu menghemat waktu dalam bekerja. Alur data di dalam sebuah sistem informasi yang sudah terintegrasi akan lebih cepat untuk diperoleh, sehingga hal ini akan meningkatkan efisiensi waktu yang dibutuhkan dalam bekerja, terutama mereka yang memilki peran untuk melakukan analisis, seperti manajer.

5. Segala bentuk transaksi akan dicatat

Transaksi yang dilakukan di dalam seuatu perusahaan yang sudah dicatat akan otomatis tersimpan di dalam sistem. Dengan demikian apabila suatu saat ingin dilakukan proses cek dan ricek, maka sistem informasi akan menampilkan data dan juga informasi yang sudah pernah isimpan sebelumnya, tanpa perlu repot mencari file dan data secara fisik.

6. Membantu user mengenal lebih mengenai profil perusahaan

User atau pengguna dari sistem informasi di sebuah perusahaan akan lebih mengenal profil dan dari perusahaan tempatnya bernaung. Hal ini dikarenakan sistem informasi juga memiliki data dan informasi mengenai hal-hal apa saja yang penting yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, mulai dari profil, pemilik, pejabat perusahaan, laporan laba rugi dan sebagainya.

7. User memperoleh informasi secara spesifik dan lebih jelas, sesuai dengan data yang tersimpan di dalam host

Informasi yang akan diperoleh user melalui sistem informasi ini tentu saja akan menjadi informasi yang lebih jelas dan juga spesifik. Misalnya informasi mengenai transaksi keuangan, maka data atau informasi yang nantinya akan muncul adalah tanggal. Seperti jumlah, penerima, pengirim, dan segala bentuk detail mengenai transaksi yang sudah pernah dilakukan, sehingga dapat meminimalisir terjadinya miss komunikasi.

B.     Kesimpulan

Sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan dari orang yang saling beraktivitas atau bekerja dengan aturan yang sistematis dan terstruktur serta menjalankan fungsi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sementara arti dari informasi adalah sejumlah data yang telah diolah dan memiliki kegunaan untuk suatu tujuan tertentu. Jadi system informasi ini sangat berperan dalam menjalankan bisnis Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiridari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai tujuan dan menyajikan informasi.Sistem Informasi diperlukan karena :

1.      Sebagai Pedoman dalam pengambilan keputusanHal ini merupakan tujuan utama dalam system informasi, yakni melahirkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.

2.      Penciptaan dan penguasaan informasi secara cepat dan akurat Kunci keberhasilan perusahaan adalah penciptaan dan penguasaan informasi secaracepat dan akurat. Untuk menciptakan dan penguasaan informasi secara cepat danakurat, maka dibutuhkan lah system informasi.

3.      Meningkatkan hasil kreasi terhadap yang dihasilkanMaksudnya dengan adanya system informasi, maka akan menghasilkan strategi barubagi organisasi atau perusahaan dalam meningkatkan hasil kreasi agar tidak kalah saingdengan organisasi/perusahaan lain.

4.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.Agar tujuan dari perusahaan/organisasi sesuai dengan yang diharapkan, maka disinisystem informasi berfungsi untuk sebagai sarana dalam perencanaan, pengendalian,pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

5.      Memudahkan pengelolaan data mentah untuk menjadi informasi Kemampuan manusia untuk mengelola data mentah tidak sama antara satu sama lain.Untuk itu dibutuhkanlah keseragaman dengan menggunakan system informasi yangakan memudahkan pengguna dalam mengelola data mentah.